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【転職のプロが教える】困っている方へ。内定を辞退するための素敵な方法!

【転職のプロが教える】困っている方へ。内定を辞退するための素敵な方法!

誰でも内定をもらったら嬉しいですよね。ただ、場合によっては何社からも内定が出て、企業から内定をもらったものの、オファー面で折り合いがつかない場合や、いくつかの企業から内定をも立っており、本命企業以外への内定辞退連絡が必要になるという展開もありえます。

今回の記事では、内定後に辞退連絡をする際のマナーについて詳しく確認していきます。

そもそも内定後に辞退は許される?

転職においても、就活の際と同じで、「内定承諾書」という書類の記入を求められます。内定承諾書は、その名の通りキャンディデイトの入社の意志を確認するための書類です。

キャンディデイトは、キャリア選択の為に何社か受けるのが基本なので、企業側としても内定を出したキャンディデイトが「本当に入社意志を持っているか」確認する必要があります。

特に、中小企業の場合は、内定辞退率が非常に高い為、何とか早めに内定承諾書を書かせようとします。これを書かせておけばひとまずは安心ですからね。

また、基本的に内定承諾書には、「承諾」についてだけではなく、オファーレターとして、他にも様々な条件に関する文章が記載されています。基本給や賞与について福利厚生などについてです。

内定承諾書は、記入する段階で必ず内容を確認しておきましょう。

内定承諾書提出前と、提出後。それぞれの状況で内定辞退可能かどうかは変わってくるのでしょうか。以下で確認していきましょう。

内定承諾書を提出前

内定承諾前であれば問題なく内定を辞退することができます。方法としては、メールや電話で行うと良いでしょう。また、転職エージェントを挟んでいれば、内定辞退も代わりに企業側に連絡してくれるはずです。

また、複数の内定を持っていることのメリットとして、本命企業との交渉がしやすくなるという面があるので、内定承諾期間はありますが、基本的には最後まで条件面や仕事内容を比較すると良いと思います。

内定承諾書を提出後

では、内定承諾後は「内定辞退」を行うことができないのでしょうか。内定承諾書を提出したということは、つまり、入社について承諾した扱いになります。辞退できるものなのか不安に感じるはずです。

結論としては、内定承諾後でも辞退することは可能です。内定承諾書には、法律的拘束力はなく、法律的に罰則がある訳ではないので、提出しているから辞退できないということはありません。

ただ、あなたが企業に対して真剣に向き合っていたのと同様で企業側もあなたを採用する為に真剣に向き合ってオファーを出しているはずです。また、あなたが内定が出ているということは誰かが落ちている可能性が高いです。

その為、内定を辞退するにしても誠意のある辞退の仕方を心がけましょう。では、実際に断る際の連絡はどうすればいいかお伝えしていきます。



内定辞退の連絡について

内定辞退の連絡は気まずいもの。辞退が必要だとわかった時点で早めに連絡するよう心がけましょう。

以下では辞退の際のポイントや注意点についてご紹介します。

ー 電話での連絡 ー

基本的に内定の辞退は電話で行いましょう。先ほども記載しましたが、ただ、あなたが企業に対して真剣に向き合っていたのと同様で企業側もあなたを採用する為に真剣に向き合ってオファーを出しているはずです。また、あなたが内定が出ているということは誰かが落ちている可能性が高いです。

その為、誠意は見せる方法で断るのが望ましです。電話の時間帯は相手の都合を考え、出社・退社時間の間際やお昼時を避けて連絡しましょう。辞退理由は「検討の結果」だけでも構いませんが、詳細な理由を聞かれる場合に備えて、詳しい理由も用意しておきましょう。

ー 具体例 ー

お世話になります。内定の通知をいただきました山田花子と申します。
採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

―担当者にかわる―

この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいことなのですが、検討の結果、この度は御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。転職に際し、私が今後どのようなキャリアを積みたいかを考えたところ、別の企業とのご縁を感じ、他社への入社を決意いたしました。

本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません。 御社にはたいへんご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。

ー メールでの連絡 ー

内定辞退の連絡を電話で行ったものの、担当者が不在だった場合、メールで伝えましょう。その際、「先ほどお電話させていただきましたが、不在のようでしたのでメールにて失礼します」と、事前に連絡を入れていた旨を伝えておきましょう。

ー 具体例 ー

件名:内定辞退のご連絡(山田 花子)
本文:
○○株式会社 人事部
○○様

お世話になっております。内定の通知をいただきました、山田です。
先ほどお電話させていただきましたが、不在のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このようなうれしいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。

履歴書や職務経歴書にお目通しをいただいたり、面接でのご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

———————–
署名 

このような文章を参考に辞退するようにしましょう。

時期はできるだけ早くする

企業の採用にはとてもお金がかかっています。せっかく採用した人材に辞退されてしまうと、新しい人材の確保等、時間も経費もさらにかかってしまいます。企業側も一応採用リスクについて把握しているとはいえ、迷惑がかかるのは事実なので早めに連絡しましょう。

最低でも勤務開始日の2週間前までには連絡することがマナーです。

電話連絡がベスト

内定辞退の連絡については、内定承諾書を提出前、後に関わらず電話・メールでの連絡で行いましょう。時々、内定承諾書を提出後に辞退連絡をすると「一回直接会って話す必要がある」という風に、直接会う方向でいわれることもあるようですが、直接会うのはできれば避けてください。トラブルにつながる可能性があります。

企業側の考えとしては、「もう一度会えばあなたの決断が変わるかもしれない」と思って接触の機会を求めてきます。また、あなたとしても再度直接あってしまうと、断りづらい雰囲気になってしまう可能性のもあります。その為、辞退を決めた後は直接会うのではなく、ツールを使って辞退することをお勧めします。

電話連絡の後に直筆で手紙を送る

先ほど、電話連絡で内定辞退をするように記載しましたが、内定承諾書を提出後に辞退した場合は、電話の後に直筆でお詫びの手紙を書いて郵送するようにしましょう。

悪印象を残してしまうと、今後、ビジネスを行なっていく上でのお客様を消してしまっているかもしれません。立つ鳥跡を濁さずという言葉もあるので、真摯に謝る気持ちを持つようにしましょう。

内定辞退連絡で怒られることがある?

基本的には心配ないはずですが、内定辞退連絡をした際、電話越しに罵倒されることもゼロではないようです。仮に電話越しに脅されるようなことがあったら、毅然と対応するようにしましょう。

内定辞退は確かに多少なりとも企業に迷惑がかかることですが、法律的には問題はなく、むしろ脅す方が法律に触れる可能性があります。

法律的に内定辞退は可能

内定承諾書の提出前、後に関わらず内定辞退は可能ですが勤務開始予定日にあまりにも近いタイミングで辞退の連絡をすると、契約解除扱いになるタイミングが間に合わず、別の企業の入社日に間に合わなくなる可能性もあります。

内定辞退は先延ばしにせず、早い段階で行いましょう。

内定辞退のマナーはきちんと守ろう!

今回は、内定辞退について詳しくご紹介しました。

内定辞退はどのタイミングであっても、企業側に迷惑がかかりますが、早めに伝えることでそれを軽減できます。また、早く辞退すればその分、ポジションが空き、他のキャンディデイトが採用されるかもしれません。

内定辞退は、電話連絡で行いましょう。そして、できれば辞退後には手紙で謝罪するようにしてください。

マナーを守って対応しましょう!

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